ERP คืออะไร คู่มือครบถ้วนสำหรับธุรกิจ - ความหมาย องค์ประกอบ โปรแกรมยอดนิยม และการเลือกใช้

การบริหารจัดการกระบวนการทำงานแต่ละแผนก อันได้แก่ การเงิน บัญชี การจัดซื้อ การขาย คลังสินค้า และการผลิต จำเป็นต้องมีความเชื่อมโยงกันเพื่อประโยชน์ในการปรับแนวทางและกลยุทธ์การทำงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลก

ดังนั้น ถ้าถามว่าระบบ ERP คืออะไร ต้องอธิบายว่า ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หรือ ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร เป็นแพลตฟอร์มหรือซอฟต์แวร์ซึ่งทำหน้าที่บูรณาการและบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจในบริษัท เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารระหว่างแผนก เป้าหมายของระบบ ERP คือการสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากฝ่ายงานหนึ่งของธุรกิจไปถึงอีกฝ่ายงานหนึ่ง โดยระบบ ERP มีอะไรบ้าง มีองค์ประกอบอะไรบ้าง โปรแกรมยอดนิยมและการเลือกใช้เป็นอย่างไรมีรายละเอียดดังนี้

องค์ประกอบของระบบ ERP

ระบบ ERP คือแพลตฟอร์มซึ่งช่วยให้องค์กรตระหนักรู้กระบวนการทำงานภายในมากขึ้นโดยการเชื่อมโยงข้อมูลทุกส่วนงานในบริษัทเข้าด้วยกัน ERP จึงเป็นองค์ประกอบของ;

1. การเงินและบัญชี – บันทึกบัญชี ออกใบกำกับภาษี จัดทำงบการเงินอัตโนมัติ 
2. การจัดซื้อและคลังสินค้า – ติดตามสต๊อก ควบคุมการรับเข้า-จ่ายออก แจ้งเตือนสินค้าใกล้หมด 
3. การผลิต – วางแผนการผลิต ติดตามการใช้วัตถุดิบ ตรวจสอบคุณภาพ 
4. การขายและ CRM – จัดการออร์เดอร์ ติดตามลูกค้า เชื่อมโยงข้อมูลการขายกับฝ่ายอื่น 
5. ฝ่ายบุคคล (HRM) – จัดการข้อมูลพนักงาน เงินเดือน สวัสดิการ

ประโยชน์ของระบบ ERP

1. เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพการทำงาน 

ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติจะช่วยลดความซ้ำซ้อน เชื่อมโยงกระบวนการประสานงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วและดีขึ้น

2. ปรับปรุงการรายงาน 

ได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลเดียว รายงานที่มีความถูกต้องและครบถ้วนช่วยให้บริษัทสามารถวางแผน จัดทำงบประมาณ คาดการณ์ และสื่อสารสถานะการดำเนินงานถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างตรงประเด็นและมีความน่าเชื่อถือ

3. เพิ่มความพึงพอใจ 

ทำให้เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับลูกค้า ผู้ขาย และพันธมิตรทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงานดีขึ้น เป็นการเพิ่มอัตราการตอบสนองและอัตราความแม่นยำ ซึ่งเป็นส่วนทำให้ต้นทุนที่เกี่ยวข้องลดลงเนื่องจากบริษัทดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. เพิ่มความโปร่งใส 

การรวบรวมข้อมูลทุกฝ่ายไว้ในระบบเดียว ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย ลดความเสี่ยงในการลงข้อมูลซ้ำหรือบิดเบือน กระบวนการทำงานถูกกำหนดไว้ในระบบโดยกำหนดสิทธิ์การใช้งานตามตำแหน่งงาน ลดโอกาสกรณีที่บุคคลจะเข้าถึงข้อมูลไม่เกี่ยวข้องหรือนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิด ลดช่องโหว่ในการทุจริต

โปรแกรมยอดนิยมและการเลือกใช้

1. Forward Insight 

ระบบ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจขนส่งและอู่ซ่อม มีโมดูลครอบคลุมทุกแผนก บริหารจัดการงานขนส่งได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การตั้งราคา ติดตามการใช้เชื้อเพลิง วิเคราะห์ต้นทุน-กำไรแบบเรียลไทม์ สำหรับการบริหารอู่และงานซ่อม มีฟังก์ชันแจ้งเตือนรอบการซ่อมและควบคุมสต๊อกอะไหล่ โดยที่ระบบสามารถใช้งานได้กับกิจการทุกขนาด

2. SAP Business One 

ออกแบบมาเพื่อธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง เหมาะกับองค์กรที่ไม่ต้องการระบบ ERP ที่ซับซ้อนเกินไป เป็นระบบ ERP ที่ใช้งานง่ายและราคาจับต้องได้ โดยสามารถทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมธุรกิจได้แบบเรียลไทม์ รองรับการขยายธุรกิจได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น

3. NetSuite (by Oracle) 

ระบบ ERP ทำงานบน Cloud ไม่ต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ครอบคลุมการบริหารจัดการธุรกิจครบวงจร รองรับการใช้งานธุรกิจตั้งแต่ขนาดกลางถึงองค์กรใหญ่ที่ต้องการระบบ ERP ที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ง่าย

4. Microsoft Dynamics 365 

ชุดซอฟต์แวร์ซึ่งรวมการจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) และความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เข้าไว้ด้วยกันจาก Microsoft ทำงานบน Cloud และสามารถทำงานร่วมกับ Office 365, Teams, Power BI ได้โดยผู้ใช้งานเลือกติดตั้งโมดูลได้ตามความต้องการ เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ SME ไปจนถึงองค์กรใหญ่

5. Odoo 

ระบบ ERP แบบ Open-source ที่มีจุดเด่นเรื่องการปรับแต่งได้ตามความต้องการของธุรกิจ ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง อินเทอร์เฟซทันสมัย ไม่ซับซ้อน เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด สามารถเลือกติดตั้งเฉพาะโมดูลที่ต้องการได้

6. Zoho ERP 

เป็นการนำชุดแอปพลิเคชัน Zoho Books, Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Inventory มาประกอบกันเป็นระบบ ERP เพื่อตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะองค์กร เน้นความยืดหยุ่นและการปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจแต่ละประเภท ทำงานบน Cloud เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง (SMEs) ที่ต้องการระบบ ERP ราคาย่อมเยาและปรับแต่งง่าย

แม้ระบบ ERP จะมีประโยชน์หรือประสิทธิภาพ แต่ต้องเลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมกับองค์กร และบริษัทจะต้องมีนโยบายสนับสนุนการใช้ระบบ ERP อย่างเต็มที่ ถ้าองค์กรไม่เต็มใจที่จะละทิ้งกระบวนการทำงานแบบเดิมหรือแพลตฟอร์มที่เคยใช้งาน รวมถึงการแบ่งโครงการ ERP เป็นส่วนย่อย ๆ ระบบ ERP อาจจะไม่บรรลุผลสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้